На плечах этого сотрудника лежит большой объем работы, поэтому его можно считать негласным хозяином офиса, к тому же он занимается выполнением функций помощника и делопроизводителя. Как становится понятным из заголовка, речь пойдет о профессии офис-менеджера. Что входит в его обязанности? Какие преимущества есть у этой работы? Как стать офис-менеджером? Узнайте об этом в нашей статье.

Кто такой офис-менеджер?

Согласно информации из Википедии, офис-менеджер — сотрудник, обеспечивающий текущую работу офиса организации. Он организует снабжение офиса канцтоварами и другими расходными материалами, контролирует рабочее состояние офисной техники, а также обычно выполняет те или иные секретарские обязанности: регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, встречает посетителей, организует совещания и т. п.

Обязанности офис-менеджера

Рабочие обязанности офис-менеджера зависят от конкретной компании. Стратегия управления, специфика производства предприятия, стиль ведения документооборота — все эти факторы оказывают непосредственное влияние на должностную инструкцию.

В общем и целом, функционал обязанностей офис-менеджера можно разделить на пять сфер:
— Управление;
— Администрирование;
— Хозяйственное обеспечение;
— Контролирование;
— Отчётность.

В сфере управления администратору офиса необходимо быть эффективным в налаживании процессов. Успешный сотрудник на данной должности должен выполнять следующие задачи:
— наблюдение за порядком в работе офиса в целом;
— проведение работы с сотрудниками офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
— организация совещаний и брифингов;
— планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования офис-менеджер занят:
— организацией структуры офиса;
— организацией делопроизводства;
— распределением документации по отделам;
— организацией приёма и рассылки деловой корреспонденции.

К сфере хозяйственного обеспечения относится ряд орг. вопросов, к примеру:
— организация закупки материалов и техники;
— обеспечение предметами необходимости работников офиса;
— работа по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
— хранение ценностей.

В сферу контролирования управляющего офисом входит:
— проведение ревизии, инвентаризации материального имущества;
— осуществление аттестации сотрудников;
— контроль состояния офисной техники.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Плюсы и минусы профессии

Как и в любой профессии, в работе офис-менеджера есть как преимущества, так и недостатки. К плюсам относятся:
— Отсутствие сложностей с трудоустройством.
— Работа офис-менеджером — оптимальное решение для студентов и выпускников, которым важно получить опыт и запись в трудовой книжке.
— Специалисты с высоким стажем в этой сфере имеют высокую зарплату.
— Работа несложная и достаточно интересная.

Минусами данной работы можно назвать:
— Новички в данной области могут рассчитывать только на минимальную заработную плату.
— Высокая степень ответственности, обилие обязанностей.
— Руководство может загружать работника личными поручениями. Специалисту придется успевать выполнять основную работу и просьбы начальства.

Как стать офис-менеджером?

Особых требований к образованию не выдвигается, но важно уметь пользоваться оргтехникой и знать основы делопроизводства и документооборота. Для этого достаточно краткосрочных курсов. В качестве оптимального варианта предлагаем вам пройти дистанционный курс профессиональной переподготовки по программе «Администратор офиса (офис-менеджер)» в Международной Академии Современного Образовния.

Длительность курса составляет 256 часов.

Целью курса является подготовка компетентного администратора офиса, способного обеспечить деятельность современного офиса, создав условия для эффективной работы руководства и сотрудников организации.

В процессе обучения по данной программе, вы:
— Узнаете нормы бизнес-этикета и делового общения;
— Ознакомитесь с правилами и стандартами телефонного общения с клиентами и партнёрами;
— Научитесь эффективно выстраивать взаимоотношения с руководителем и коллегами, правильно понимать и выполнять поручения;
— Овладеете навыком работы в условиях многозадачности, управления своим эмоциональным состоянием и стрессами, конфликтными ситуациями;
— Освоите навыки управления персоналом;
— Узнаете основы организации работы офиса, управления офисом; компьютерного и офисного оборудования;
— Усвоите основы менеджмента и маркетинга;
— Научитесь писать грамотные деловые письма.

Все, что вам нужно уже здесь!

Записывайтесь на курс: https://масо.рф/kurs/администратор-офиса-офис-менеджер/