Кто такой секретарь-помощник?

Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной.

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Рабочие обязанности

Ассистент руководителя обладает широким спектром обязанностей. К рабочим обязанностям секретаря-помощника относится:

— Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

— Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

— Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

— Принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя предприятия.

— Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.

— Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования.

— Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и принятие информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи.

— По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.

— Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

— Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

— Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующий его эффективной работе.

— Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных.

— Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

— Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

— Копирование документов на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Требования к профессии

Обсудим, что может повлиять на востребованность секретаря-помощника на рынке труда:

• Наличие высшего образования

По профстандарту у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

• Знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

• Опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

• Знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт у соискателя.

Как стать секретарем-помощником?

В настоящее время все больше и больше курсов для секретарей-помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр». Он должен обладать высокоразвитой эмпатией, коммуникативными и управленческими навыками.

Для освоения профессии и всеми необходимыми навыками для работы в данной сфере, советуем вам обратить внимание на дистанционный курс «Секретарь-помощник» в Международной Академии Современного Образования.

Для поступления на курс вам необходимо наличие высшего, средне-специального или среднего общего образования.

Длительность обучения составляет 72 академических часа.

В процессе прохождения программы, вы научитесь:

— Применять нормы бизнес-этикета и делового общения;

— Эффективно выстраивать взаимоотношения с руководителем и коллегами, правильно понимаете и выполняете поручения;

— Применять правила и стандарты телефонного общения с клиентами и партнёрами;

— Работать в условиях многозадачности, управлять своим эмоциональным состоянием и стрессами, конфликтными ситуациями;

— Применять принципы и правила офисного гостеприимства;

— Организовывать командировки руководителя и коллег;

— Писать грамотные деловые письма.

Осваивайте новую профессию вместе с нами!

Запись на курс: https://масо.рф/kurs/секретарь-помощник-руководителя/